Ahora más que nunca resulta fundamental revisar qué prioridades se han tenido en cuenta en los diseños de proyectos de oficina más punteros de los últimos años:
- La distribución y organización del espacio tiene en cuenta las necesidades de los equipos: las oficinas se escinden en «barrios», se habilitan taquillas, salas de reuniones, con puestos versátiles, y se tienen en cuenta criterios de sostenibilidad.
- Se plantean nuevos usos para nuevas zonas comunes y a su vez, las zonas comunes para el ocio también se usan para trabajar.
- Una buena red wifi y aplicaciones móviles son recursos fundamentales que incrementan la flexibilidad del espacio.
- El cambio de uso en el espacio físico ha de acompañarse de un proceso de formación y acompañamiento del personal.
- La construcción de nuevas oficinas ha de contribuir al aumento del orgullo de pertenencia del empleado.
Decía la canción de Luis Aguilé que “es una lata, el trabajar”. Pero también que “la vida pasa felizmente si hay amor”.
Y según lo escuchado en la charla convocada por iniciativa de Javier Blanco, CEO de Espacio Aretha, en el COAM, los proyectistas de workplace más punteros quieren que amemos nuestro lugar de trabajo.
En dicha charla, Mariano García Montenegro de CBRE, Pablo Urquijo de Experis, Jaime Méndez de 3G Office y José Luis Bescansa de Ubicca Arquitectura nos contaron qué tuvieron en cuenta para desarrollar los proyectos de las sedes de Ernst & Young, Experis, Wizink y Reale, respectivamente. No sólo abordaron cuestiones relativas a la Arquitectura o al Interiorismo. Además de querer proporcionar luz a las zonas de trabajo, facilitar el oscurecimiento de las salas de proyección, garantizar la privacidad en las salas de reuniones o tratar de atraer las miradas en recepción, también hablaron sobre cómo se procedió a implantar una nueva filosofía de trabajo más flexible, tecnológica, sostenible y adecuada a los tiempos que vivimos.
1 La distribución y organización del espacio tiene en cuenta las necesidades de los equipos: las oficinas se escinden en «barrios», se habilitan taquillas, salas de reuniones, con puestos versátiles, y se tienen en cuenta criterios de sostenibilidad
El Director del Proyecto de las oficinas de Ernst & Young, García Montenegro, afirmó que, para suavizar el concepto de oficina paisaje, se segmentó la planta en tres cajas acústicas
Esta fragmentación no sólo se llevó a cabo para mejorar las condiciones de aislamiento acústico y privacidad, además resultaba necesario limitar el número de trabajadores por recinto a unas 40 o 50 personas (cantidad que podía oscilar en función del tipo de trabajo a desarrollar en cada sala). Añadió que las plantas se organizaban en barrios para facilitar su gestión.
Además de los puestos de trabajo, en cada uno de estos barrios, también se integraron taquillas y salas de reuniones de varios tipos. De sus palabras se deduce que apostaron por la heterogeneidad flexible en el diseño de cada puesto, planteando casi tantos espacios individuales como personas, con mobiliario que cambiaba de morfología según predispusiera a la reunión, a la recepción de información o al descanso.
También resultaba necesario regular las necesidades espaciales que requería cada uso, por lo que en los recintos con mayor restricción de movimiento, se contempló una ocupación de 6 metros cuadrados por trabajador frente a los 10 metros cuadrados tipificados. Para hacerlo posible, se tuvo en cuenta que algunos consultores y comerciales pasaban poco tiempo en la oficina. La idea era que ningún puesto quedase desocupado durante varios días.
Tanto para Montenegro como para Jaime Méndez, Project Manager de las oficinas WiZink de 3G Office, los trabajadores acordaban la configuración definitiva del espacio.
Las oficinas WiZink se concibieron, según Méndez, partiendo de una filosofía de participación absoluta de sus ocupantes, a quienes consideraba los verdaderos protagonistas del proyecto
Para él, la elección de cada puesto era totalmente democrática, argumentando que «ni el jefe tenía despacho propio».
Posteriormente, Bescansa, líder de Ubicca Arquitectura, presentó el proyecto corporativo de las sedes de Reale.
En este caso, tuvieron que habilitar varios emplazamientos y no uno solo, por lo que a priori se presentó un manual (o white book) de arquitectura corporativa
En dicho manual, se describían los usos previstos de forma visual y esquemática, vinculados con materiales específicos según el alcance económico de cada proyecto. El impacto del mismo pudo evaluarse gracias al proyecto de una flagship prototipo en Valladolid. Y a su vez, el feedback que proporcionaron los trabajadores de Reale se tuvo en cuenta para la búsqueda de la sede de Madrid.
Con el objetivo de lograr un entorno más saludable y mejorar la eficiencia energética, se siguieron pautas de regulación de la iluminación y la temperatura, se emplearon materiales locales, y se proyectaron instalaciones centralizadas y aparcamientos para bicicletas. Todo ello hizo posible la obtención del sello Leed Oro para la obra de Reale.
2 Se plantean nuevos usos para nuevas zonas comunes y a su vez, las zonas comunes para el ocio también se usan para trabajar
Las zonas comunes de estos proyectos, integradas por el comedor, las zonas de descanso, salas de proyectos o espacios de reuniones informales en abierto, fueron ubicadas en lugares estratégicos como la entrada, las esquinas, o la última planta, donde se proyectó el Sky Bar de Reale.
Las cafeterías también se concibieron como recintos donde trabajar de forma alternativa, con mayor permisividad. Estas estancias resultan perfectas para quienes escuchan la radio a todas horas… Ya sabéis, Sabina componía deliciosas canciones en los bares. Y es que nunca se sabe dónde te pueden hallar las musas… pero que te pillen trabajando.
Aunque… parece ser que no todo es trabajar en estos edificios. En las nuevas sedes de workplace también hay lugares para el relax.
Pablo Urquijo, de Experis, aseguraba que en sus oficinas han habilitado salas de yoga o mindfulness porque generan un impacto positivo en la productividad
3 Una buena red wifi y aplicaciones móviles son recursos fundamentales que incrementan la flexibilidad del espacio
Obviamente, para reforzar la credibilidad de este cambio de paradigma en el diseño de oficinas, se tuvo que prestar atención a aspectos tangenciales relacionados con la tecnología.
Todos los puestos de trabajo tenían que estar conectados en red, para que se cumpliese la premisa de la flexibilidad y que el empleo de papel no resultara necesario
Implementar esta medida en grandes edificios como EY y Wizink, fue un condicionante fundamental desde el principio.
Adicionalmente, en el proyecto de EY también se previó la necesidad de programar una app de reserva de asientos con servicio de mensajería propio, que permitía recopilar estadísticas y cuantificar indicadores sobre los puestos de trabajo con más demanda. Por tanto, los resultados del proyecto podían evaluarse de forma intuitiva.
Precisamente, en la rectificación ágil se basa la Metodología Lean, uno de los pilares del proyecto de la sede de Wizink
4 El cambio de uso en el espacio físico ha de acompañarse de un proceso de formación y acompañamiento del personal
Esta nueva implantación tecnológica requería adoptar una nueva actitud para trabajar, por lo que también resultó necesario considerar en los proyectos un importante proceso de gestión del cambio.
El equipo de 3G Office formó al departamento de recursos humanos de Wizink para lograr su objetivo. Y los de Úbicca desarrollaron en Reale un manual corporativo para el empleado y otro para el usuario
A la vez, para compensar a los trabajadores del arduo proceso, se intentaba dejar volar su creatividad con propuestas de ocio colaborativo. En la fiesta de inauguración de Reale, un grupo de música reflejó en una melodía las ideas de los trabajadores de cada planta.
5 La construcción de nuevas oficinas ha de contribuir al aumento del orgullo de pertenencia del empleado
Tanto Bescansa como el resto de ponentes, afirmaban que reflejar las opiniones de los trabajadores en el resultado final del proyecto, contribuía a una mayor identificación de los mismos con sus empleadores.
De hecho, Méndez arguyó que la sensación de pertenencia era tan grande, que sólo consideraba necesario el empleo del logotipo y de los colores corporativos en los espacios comunes, para recordarlo a los visitantes.
García Montenegro (CBRE), también optó por no emplear los colores de la compañía en la cafetería, y así situarla «emocionalmente lejos» del edificio de Ernst & Young. Sin embargo, Bescansa, de Ubicca, explicó que su proyecto de franquicias a pie de calle precisaba del uso de las tonalidades de la imagen de Reale para conseguir el reconocimiento visual inmediato por parte del potencial cliente, reconocimiento que en una sede de workplace alojada en una torre de gran altura, no resulta tan necesario.
¿El que todos estos especialistas en proyectos de oficinas se pongan de acuerdo es la confirmación definitiva de que han encontrado un nuevo modelo universal, o simplemente las grandes empresas se copian unas a otras? No lo sabemos, pero esperemos, al menos, que para los trabajadores, los cambios hayan resultado positivos.
